Dokumenten-Management
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Beschreibung / Abstract
Das umfassende Kompendium zum Dokumenten-Management
- Vollständige Darstellung des Themas Dokumenten-Management
- Organisation, Technik und Recht (Deutschland/Schweiz)
- Anforderungen, Einführung und Migration
Dieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Außerdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland und für die Schweiz ausführlich dargestellt.
Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bildet auch in der vorliegenden Auflage einen Schwerpunkt. Sie werden sowohl mit dem für eine erfolgreiche Lösungsimplementierung erforderlichen Wissen ausgestattet, als auch in die Lage versetzt, die Funktionsweise von DMS zu verstehen und Systemalternativen zu beurteilen. Durch mehrere Anwenderberichte werden unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze veranschaulicht.
Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts (z. B. durch die DSGVO und eIDAS-VO der EU, der GoBD 2.0 in Deutschland, die Abschaffung der EIDI-V und das in 2023 erwartete Inkrafttreten des neuen Datenschutzrechts der Schweiz) vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein eigenes Kapitel zu dem Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert. Nicht zuletzt flossen die Anregungen der Leser:innen in die Überarbeitung ein.
Beschreibung
Dr. Patrick Maué hat für Studium und Promotion an der WWU Münster den Schwerpunkt Geoinformatik für sich entdeckt. In seinen Forschungsarbeiten und wissenschaftlichen Veröffentlichungen hat er sich mit der Semantik von Geodaten auseinandergesetzt. In den darauffolgenden Jahren hat er im Namen verschiedener Unternehmen Digitalisierungsprojekte im deutschen Behördenumfeld technisch und fachlich unterstützt und als Software Architekt die Umsetzung vieler Anwendungen begleitet. In den meisten Projekten stand dabei die Einführung oder Modernisierung von DMS Lösungen im Mittelpunkt. Als begeisterter Programmierer hat er aber stets die Nähe zur praktischen Umsetzung gesucht und arbeitet aktiv in Open Source Projekten mit. Heute leitet er ein Team von Software Entwicklern, die Produkte im DMS-Umfeld mit Fokus auf Sprachverständnis mit Hilfe maschinellen Lernens entwickeln.
Ulrich Emmert ist seit 1996 Rechtsanwalt mit Schwerpunkt IT- und Datenschutzrecht, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des ECM-Branchenverbandes VOI e. V., Geschäftsführer der esb data GmbH, die externe Datenschutzmandate übernimmt und Vorstand der Reviscan AG, die Signatursoftware und Datenbanksoftware herstellt und vertreibt. Daneben ist er im Aufsichtsrat von mehreren IT-Unternehmen vertreten.
Inhaltsverzeichnis
- BEGINN
- Inhaltsübersicht
- Inhalt
- 1 Einführung
- 1.1 Relevanz von Dokumenten-Management
- 1.2 Begriffe zum Dokumenten-Management
- 1.3 Die Entwicklung des Dokumenten-Managements
- 1.4 Dokumenten-Management und Recht
- 1.5 Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems
- 1.6 Bestandteile einer Dokumenten-Management-Lösung
- 1.7 Aufbau des Buches
- 2 Anforderungen an das Dokumenten-Management
- 2.1 Fachliche Anforderungen
- 2.2 Szenarien des Dokumenten-Managements
- 2.3 Dokumenten-Management-Organisation
- 3 Rechtliche Anforderungen an das Dokumenten-Management
- 3.1 Das Kapitel »Rechtliche Aspekte«
- 3.2 Datenschutz und Datensicherheit
- 3.3 Datenschutz und Datensicherheit beim Cloud-Computing
- 3.4 Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- 3.5 Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs
- 3.6 Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht
- 3.7 Rechte der Mitarbeiter und Beteiligungsrechte des Betriebsrates
- 3.8 Schutz vor Verletzung des Urheberrechts
- 3.9 Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen
- 3.10 Verfahrensdokumentation
- 3.11 Zertifizierung von Systemen und Lösungen
- 4 Dokumenten-Management-Systeme
- 4.1 Dokumente und Dokumenten-Management
- 4.2 Funktionsbereiche eines DMS
- 4.3 Anwendungsgebiete
- 4.4 Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen
- 4.5 Produkte für das Dokumenten-Management
- 5 Technische Umsetzung
- 5.1 Technischer Aufbau eines DMS
- 5.2 Der Funktionsbereich »Erfassung eingehender Dokumente«
- 5.3 Der Funktionsbereich »Sichere und strukturierte Ablage«
- 5.4 Der Funktionsbereich »Zugriff auf die Dokumente«
- 5.5 Der Funktionsbereich »Suchen und Navigieren«
- 5.6 Der Funktionsbereich »Bereitstellung für Externe«
- 6 Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen
- 6.1 Generelle Überlegungen
- 6.2 Dokumentenaufbereitung
- 6.3 Wirtschaftliche Aspekte
- 6.4 Aufgaben bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen
- 6.5 Einführung eines DMS als Migration
- 7 Zur Zukunft des Dokumenten-Managements
- 7.1 Identitätsmanagement
- 7.2 Verwendung von Blockchains
- 7.3 Content Services
- 7.4 Kryptografische Sicherheit
- 7.5 Weitere Harmonisierung des EU-Rechts und darüber hinaus (z. B. UN-CEFACT)
- 7.6 Dominanz der originär digitalen Dokumente
- 7.7 Mobile Computing
- 8 Anwenderberichte
- 8.1 Die Mineralölbranche digitalisiert den Rechnungsprozess
- 8.2 Cloud-DMS für ein Autohaus – Prozessoptimierung bei Schmitz + Zinke in Erftstadt
- 8.3 Verfahrensdokumentation am Beispiel InnoSenT GmbH
- Anhang
- Glossar
- Abkürzungen
- Literatur
- Online-Quellen
- Autoren
- Dank
- Index